در طول فرایند برنامه‌ریزی و طراحی، طراحان نمایشگاه با طراحان گرافیک، متخصصین محتوا و بخش سخت‌افزاری شامل سازندگان و متخصصین فنی ارتباط تنگاتنگی دارند.

فرایند طراحی غرفه، براساس یک طرح مفهومی یا تفسیری برای یک شرکت‌کننده و تعیین روش‌های مؤثر، جذاب و مناسب برای برقراری ارتباط است. فاز اول، جهت کلی طرح را مشخص و راهکارهای خلاقانه و مناسب، جهت رسیدن به اهداف ارتباطی را ایجاد می‌کند. مراحل بعد، استفاده از مهارت‌های فنی و ساخت، در ترجمه زبان بصری به شکل دقیق است که تمام مشخصات مورد نیاز برای ساخت و نصب یک غرفه را فراهم می‌کند.

طراحی نمایشگاه در نقاط مختلف جهان تحت تأثیر فرهنگ محلی و همچنین دسترسی مصالح قرار دارد. طراحی غرفه در خاورمیانه قطعاً با آمریکای شمالی و اروپا متفاوت است.

ویژگی های غرفه های نمایشگاهی

ویژگیهای لازم برای یک غرفه موفق در نمایشگاه :

  1.  دارای جذابیت بصری
  2. طراحی هماهنگ با نوع کالاهای مورد نمایش
  3. موقعیت مکانی مناسب
  4.  ملموس بودن پیام طراح برایبازدید کننده
  5.  کاربردی بودن فضای غرفه 
  6. القا حس اعتماد و پذیرش غرفه دار  برای بازدید کننده
  7. ایجاد نمایش مزایا و قدرت کمپانی  و محصول در نوع طراح غرفه های نمایشگاهی  اغلب متشکل از بخش های ذیل میباشند:
    1.  قسمت ورودی و  اطلاع رسانی
    2.  بخش معرفی و نمایش محصول به صورت تصویری نمایشی و یا ویترینی
    3. محل مذاکره و مشاوره 
    4. قسمت خدمات و پذیرایی
    5.  فضای انبار و استراحت
    6.  فضای آموزش