در طول فرایند برنامه‌ریزی و طراحی، طراحان نمایشگاه با طراحان گرافیک، متخصصین محتوا و بخش سخت‌افزاری شامل سازندگان و متخصصین فنی ارتباط تنگاتنگی دارند.

فرایند طراحی غرفه، براساس یک طرح مفهومی یا تفسیری برای یک شرکت‌کننده و تعیین روش‌های مؤثر، جذاب و مناسب برای برقراری ارتباط است. فاز اول، جهت کلی طرح را مشخص و راهکارهای خلاقانه و مناسب، جهت رسیدن به اهداف ارتباطی را ایجاد می‌کند. مراحل بعد، استفاده از مهارت‌های فنی و ساخت، در ترجمه زبان بصری به شکل دقیق است که تمام مشخصات مورد نیاز برای ساخت و نصب یک غرفه را فراهم می‌کند.

طراحی نمایشگاه در نقاط مختلف جهان تحت تأثیر فرهنگ محلی و همچنین دسترسی مصالح قرار دارد. طراحی غرفه در منظقه خاورمیانه قطعاً با آمریکای شمالی و اروپا از منظر معماری متفاوت بوده وآثار و نمادهای فرهنگی در طراحی آن میتواند موثر باشد.

ویژگی های غرفه های نمایشگاهی

ویژگیهای لازم برای یک غرفه موفق در نمایشگاه :

  1.  جذابیت معماری و سازه در غرفه
  2. طراحی هماهنگ و مرتبط با نوع فعالیت و محصولات مورد نمایش در غرفه
  3. موقعیت و چیدمان مکانی مناسب اجزا بر اساس چرخش دید محیطی بازدید کننده از غرفه
  4.  انتقال پیام وهدف کارفرما به بازدید کننده غرفه
  5.  کاربردی بودن فضای غرفه 
  6. القا حس اعتماد و پذیرش برای بازدید کننده از طرف غرفه
  7.  نمایش مزایا مرغوبیت و قدرت محصولات هدف در غرفه غرفه های نمایشگاهی  اغلب متشکل از بخش های ذیل میباشند:
    1.  قسمت ورودی پذیرش و اطلاع رسانی
    2.  قسمت معرفی و نمایش محصول به صورت تصویری نمایشی و یا ویترینی
    3. قسمت مذاکرات (رسمی ،نیمه رسمی،. . .  
    4. قسمت خدمات و پذیرایی
    5. فضای آموزش
    6. فضای انبار و استراحت